BERITA DAN INFORMASI

Unsri Menerapkan Sistem Paperless Memperpendek Birokrasi Administrasi

Unsri merupakan salah satu dari 100 Perguruan Tinggi yang masuk dalam TeSCA 100. Indeks TeSCA 100 ini merupakan parameter pemetaan TIK Perguruan Tinggi di Indonesia yang menggambarkan tingkat implementasi Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK) Perguruan Tinggi. Keberhasilan ini tentu saja bukan merupakan sesuatu yang datang dan dapat diperoleh dengan begitu saja. Semua merupakan hasil kerja keras dan tingginya komitmen Rektor dan jajarannya dalam mendorong pemanfaatan TIK dalam peningkatan sistem layanan informasi akademik. Selain pengakuan secara nasional melalui indeks TeSCA 100, prestasi Unsri juga tercermin dari pengakuan internasional yang dikeluarkan baik oleh webometric maupun 4ICU, yang menobatkan Unsri sebagai 10 Perguruan Tinggi terbaik di Indonesia atau ranking 1023 dunia diantara dua puluh dua ribu lebih Perguruan Tinggi dunia.

Pengembangan dan implementasi TIK di lingkungan Unsri, terbagi dalam tiga kegiatan utama, yaitu: 1). Pengembangan Jaringan; 2). Pengembangan Kontens; dan 3). Pengembangan Pusat Data. Pengembangan jaringan difokuskan pada peningkatan aksessibilitass dari fakultas, lembaga, dan unit-unit yang ada di lingkungan Universitas Sriwijaya dengan mengoptimalkan infrastruktur yang ada sehingga setiap unit, lembaga, dan fakultas dapat terhubung dengan jaringan internet dan intranet Unsri yang saat ini didukung dengan bandwidth sebesar 100 MBps. Pengembangan kontens, pada tahap awal dilaksanakan untuk menunjang sistem layanan informasi akademik, dengan penerapan SIMAK Online, Sistem informasi kepegawaian, SIM-Arsip, pengembangan sistem pembelajaran berbasis TIK, pemanfaatan E-prints dan pengembangan E-journal, sedangkan kegiatan pengembangan pusat data baru pada tahap evaluasi kebutuhan, mekanisme pengumpulan data dan implementasi aplikasi ‘data warehouse'. Selain ketiga kegiatan tersebut, hal lain yang juga turut menjadi perhatian adalah peningkatan tatakelola TIK dan penyiapan SDM TIK. 

Mulai tahun ajaran baru ini Universitas Sriwijaya meningkatkan penggunaan TIK yang disebut juga dengan istilah ICT antara lain sistem paperless untuk program akademik dan administrasi berbasis ICT ini untuk memperpendek sistem birokrasi. Materi pelatihan diberikan langsung oleh Pembantu Rektor I Unsri, Dr. Ir. Anis Saggaf, MSCE. didampingi tim ICT. Pelatihan pertama dilakukan di Fakultas Teknik Unsri Indralaya, Selasa 30 Oktober 2012. Sistem paperless ini dilakukan untuk memperpendek rangkaian birokrasi sehingga bisa menghemat tenaga, waktu, dan juga biaya. Dengan demikian semua pekerjaan dapat dilakukan secara cepat, tepat, dan cepat, tentunya sistem paperless ini berbasis kejujuran.

Program paperless ini mencakup bereapa hal yang akan dilakukan segera, di antaranya adalah Sistem Penilaian On-Line, Sistem KRS dan KHS, Pengawalan dan pemantauan prestasi mahasiswa, masa studi, kepangkatan Dosen, data base, proses belajar-mengajar e-learning, Research databse, dan Surat menyurat yang kesemuanya kedepan akan dilakukan dengan sistem digital. Dengn sistem ini pimpinan Universitas, fakultas, jurusan/prodi, dosen, karyawan, dan mahasiswa dapat berkomunikasi dan ber interaksi dengan mudah. 

Pada pelatihan yang awwal ini dilakukan untuk Sistem Penilaian On-Line, data base, dan proses belajar-mengajar e-learning, sistem ini memberikaan kemudahan bagi dosen dalam memberikan nilai kepada mahasiswa dilakukan secara online person to person melalui sistem ICT sehingga tidak perlu lagi mengisi bulatan-bulatan secara manual yang dilakukan selama ini membutuhkan waktu yang cukup lama. Dalam memberikan nilai kepada mahasiswa, dosen bisa melakukan dari mana saja dosen tersebut berada, sehingga tidak harus menunggu dosen kembali dari suatu tempat baru bisa mengumpulkan nilai yang kemudian baru dientri secara manual. Sistim paperless ini juga dilakukan terhadap mahasiswa yang bisa mendapatkan KHS dan pengisian KRS serta monitoring dosen pembimbing akademik yang semuanya dilakukan secara online. Disamping itu dosen sebagai Pembimbing Akademik (PA) bisa berkomunikasi dan memberikan bimbingan kepada mahasiswa bimbingannya dapat melalui account access yang dimiliki dosen dan mahasiswa. 

Demikian juga dalam kepangkatan. Dengan system berbasis ICT ini dosen dapat memasukkan kum kepangkatan yang dimiliki sendiri secara jujur dan bertanggung jawab, misalnya hasil karya tulis ilmiah journal, preceeding, paper baik Nasional maupun Internasional berapa kumnya, dan seminar internasional berapa semua sudah ada pointernya. Dengan demikian dosen juga akan tahu apakah poin yang dikumpulkan sudah cukup untuk naik pangkat sehingga pekerjaan ini dulu dilakukan oleh bagian kepegawaian alam sistem yang lebih advanced kalau sudah cukup poinnya untuk kenaikan pangkatnya maka bagian kepegawaian yang akan memanggil yang bersangkutan untuk naik pangkat ke jenjang berikutnya. Ini salah satu cara untuk memperpendek mata rantai birokrasi. 

Nanti akan ada form kepangkatan yang mereka isi sendiri. Masing-masing dosen menghitung sendiri nilai kepangkatan mereka. Jadi setiap dosen akan mengaploud ke dalam database dia sendiri. 

Program pelatihan ini berlanjut untuk fakultas-fakultas lain seperti Fisip sudah merencanakan mengadakan Training pada tanggal 07 November yang akan datang dan diharapkan semuanya dapat diselesaikan pada bulan November 2012 ini. Sedangkan di Rektorat akan ada juga pelatihan yang akan lakukan di awal Desember hingga pertengahan Desember 2012," kata Anis Saggaff. 

Dosen dan karyawan yang mengikuti pelatihan akan langsung mendapatkan acount log-in dan email Universitas Sriwijaya. Sistem paperless akan diterapkan pada Tahun ajaran 2012/2013 ini. (Yo*) 

Berita dan Informasi Lainnya: