ARTIKEL

ARAH PENGEMBANGAN TIK UNSRI 2013 - 2018

A. PENDAHULUAN

Unit Pelaksana Teknis Pusat Komputer (UPT Puskom) Universitas Sriwijaya merupakan salah satu unsur penunjang didalam struktur organisasi Universitas Sriwijaya, yang keberadaannya diatur dalam pasal 59, keputusan menteri pendidikan nasional RI nomor 064/O/2003, tentang statuta Universitas Sriwijaya. UPT Puskom Unsri mempunyai tugas mengumpulkan, mengolah, menyajikan, menyimpan data dan informasi serta memberikan layanan Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK) yang tidak dilaksanakan oleh unit kerja lain dan sebagai penunjang teknis dari sebagian tugas pokok Universitas Sriwijaya.

UPT Puskom Unsri telah banyak bekerjasama dengan lingkungan eksternalnya terutama dengan Dikti dalam pengembangan infrastruktur dan menjadi simpul jaringan antar perguruan tinggi melalui program INHERENT dan dengan PT Telkom untuk pengembangan jaringan internet dan website. Saat ini, UPT Puskom Unsri telah memiliki Network Operation Center (NOC) yang menangani jaringan internet dan intranet di lingkungan Unsri. Sebelum tahun 2005, NOC Unsri berada dibawah pengelolaan PT Telkom Kandatel Palembang, melalui program Cyber Campus. Seiring dengan perkembangan infrastruktur dan SDM yang meningkat, Unsri telah mampu membangun sendiri NOC, yang setara dengan yang dimiliki PT Telkom Kandatel Palembang.

Pengembangan infrastruktur jaringan yang dilaksanakan difokuskan pada peningkatan aksessibilitas dari Fakultas-Fakultas, lembaga dan unit-unit yang ada di lingkungan Unsri, baik di lingkungan kampus Inderalaya maupun kampus Bukit Besar dengan mengoptimalkan infrastruktur yang ada sehingga setiap unit, lembaga dan Fakultas dapat terhubung dengan jaringan internet dan intranet Unsri yang saat ini telah memiliki kemampuan bandwidth sebesar 100 Mbps. Dari segi layanan informasi, saat ini telah dilakukan updating pada situs resmi Unsri yang beralamat di: http://www.unsri.ac.id, perubahan terhadap mail server Unsri dan implementasi SIMAK dengan registrasi dan KHS online.

Peningkatan sistem layanan berbasis TIK akan diterapkan pada semua sistem layanan mulai dari layanan akademik, keuangan, aset dan lainnya dan diharapkan pada awal semester depan seluruh tenaga akademik Unsri sudah memiliki email account dari mail server Unsri dan sebagian mahasiswa juga mendapat email account masing-masing, terutama bagi mahasiswa angkatan 2013, dan setiap Fakultas, PPS, Lembaga dan Unit-Unit dilingkungan Unsri memiliki website sendiri yang dapat di link dengan website Unsri.

B. VISI DAN MISI 

Universitas Sriwijaya dihadapkan pada kebutuhan TIK yang dapat mendukung Unsri menuju universitas kelas dunia dengan menerapkan Cyber Campus dalam setiap komponen universitas. Visi ini diharapkan akan dapat mengkonversi berbagai kegiatan baik akademik maupun manajerial menjadi kegiatan berbasis TIK yang terintegrasi, yang memungkinkan networking dan pelayanan tanpa batas. Manajemen universitas dengan cyber campus akan menciptakan produktivitas, keefektifan dan efisiensi yang menjadi nilai tambah tersendiri bagi universitas. Kondisi tersebut di atas selanjutnya dapat di wakili beberapa asumsi berikut yang akan menjadi acuan dalam menentukan arsitektur dan prioritas pengembangan TIK di lingkungan Universitas Sriwijaya:

1. Pencapaian efisiensi, efektivitas, akuntabilitas, dan transparansi manajemen universitas dapat terlaksana dengan dukungan penerapan teknologi informasi yang terpadu.
2. Pemanfaatan komputer adalah jendela bagi individu untuk melihat dunia dengan menembus batas struktur, lokasi, dan waktu.
3. Pemanfaatan dan kebutuhan dasar jaringan global berkapasitas besar memungkinkan komunikasi teks, suara, gambar, dan video di antara para mahasiswa dan dosen di lingkungan kampus maupun dengan pihak lainnya di luar kampus.
4. Perangkat lunak penghubung antar komputer memungkinkan dilakukannya komputasi terdistribusi.
5. Sumber‐sumber informasi seperti materi belajar-mengajar, informasi akademik maupun non-akademik dapat diperoleh dari mana pun dan kapan pun.

 Secara umum, proses bisnis utama yang dilaksanakan Universitas Sriwijaya mengacu kepada Tridharma Perguruan Tinggi, yaitu:

1. Penyelenggaraan pendidikan dan pengajaran
2. Pelaksanaan penelitian
3. Pelaksanaan pengabdian kepada masyarakat

 Ketiga proses bisnis tersebut didukung oleh proses bisnis operasional sebagai berikut:

1. Pengelolaan dan pengembangan SDM
2. Pengelolaan keuangan dan akuntansi
3. Pengelolaan aset dan barang
4. Pengelolaan teknologi informasi
5. Pengelolaan administrasi umum dan kearsipan
6. Hubungan masyarakat dan kerjasama

 Kesembilan proses bisnis tersebut memerlukan sistem informasi untuk mengelola data dan informasi yang diperlukan. Sistem informasi yang ada dan yang akan dikembangkan diharapkan saling terintegrasi. Integrasi diartikan sebagai keterpaduan seluruh informasi walaupun dikelola oleh berbagai aplikasi yang beragam. Selanjutnya, sistem informasi juga diperlukan untuk mendukung proses perencanaan universitas yang terpadu dan efektif.

Sejalan dengan keinginan Universitas Sriwijaya untuk menjadi perguruan tinggi yang terkemuka di Indonesia dan selaras dengan fungsi dan kedudukannya, maka visi tahun 2025 menurut Statuta Unsri 2008 adalah: "Universitas Sriwijaya pada tahun 2025 menjadi universitas yang terkemuka dan berbasis riset yang unggul di berbagai cabang ilmu, teknologi, dan seni"

Guna mendukung visi universitas tersebut, maka visi UPT Puskom Unsri adalah "menjadi penyelenggara layanan TIK yang handal untuk mewujudkan Universitas Sriwijaya yang terkemuka dan unggul di berbagai cabang ilmu, teknologi, dan seni pada tahun 2025".

TIK yang handal, kata ini mengandung makna TIK yang digunakan untuk mendukung sistem informasi yang terintegrasi harus memungkinkan akses informasi universitas dari mana saja dan kapan saja dengan perangkat yang selalu berkembang pesat.

Universitas Sriwijaya yang terkemuka dan unggul mengandung makna bahwa sasaran dari pembangunan, pengembangan, dan implementasi TIK di Unsri adalah untuk mendukung terwujudnya Unsri sebagai universitas terkemuka yang berbasis riset dan unggul di berbagai cabang ilmu, teknologi, dan seni.

Sebagai implementasi dari visi tersebut ditetapkan misi Universitas Sriwijaya secara lebih nyata. Untuk mendukung misi Unsri tersebut, maka misi UPT Puskom adalah sebagai berikut:

1. Membangun, mengembangkan, dan mengimplementasikan sistem informasi yang terintegrasi dengan didukung oleh TIK yang handal untuk mendukung terlaksananya Tri Dharma Perguruan Tinggi di Unsri.
2. Meningkatkan efisiensi dan keefektifan administrasi pendidikan tinggi melalui implementasi sistem informasi yang terintegrasi.
3. Mengembangkan sistem tata kelola dan kemampuan SDM di bidang sistem informasi dan TIK.

 Guna mewujudkan misi yang diemban guna mencapai visi, perlu ditetapkan tujuan dan sasaran strategis yang ingin dicapai. Tujuan UPT Puskom Unsri harus pula selaras dengan tujuan universitas, karena pada dasarnya pengembangan yang akan dilaksanakan dimaksudkan untuk mendukung tercapainya tujuan universitas. Mengacu pada tujuan strategis seperti yang tercantum didalam RENSTRA Unsri Tahun 2012 - 2016, maka disusunlah tujuan perencanan strategis TIK tahun 2013 - 2017, sebagai berikut:

1. Mengembangkan TIK untuk mendukung pemerataan dan perluasan akses pendidikan tinggi 
2. Menyiapkan teknologi dan sistem informasi untuk mendukung peningkatan mutu, relevansi, dan daya saing universitas 
3. Mengembangkan manajemen informasi berbasis TIK yang handal guna memperkuat tata kelola, akuntabilitas, pencitraan publik dalam mengantisipasi globalisasi

 Dari tujuan di atas, dapat disusun sasaran UPT Puskom Unsri, sebagai berikut:

1. Tersedianya TIK yang mutakhir untuk mendukung pemerataan dan perluasan akses pendidikan tinggi
2. Tersedianya TIK untuk mendukung peningkatan mutu, relevansi, dan daya saing universitas.
3. Tersedianya manajemen informasi berbasis TIK yang handal guna memperkuat tata kelola, akuntabilitas, dan pencitraan publik dalam mengantisipasi globalisasi

 Sebagai organisasi, UPT Puskom harus memastikan bahwa budaya, struktur dan komunikasi dapat memenuhi semua kebutuhan universitas dan kepemimpinan yang mendukung pencapaian tujuan universitas dimana UPT Puskom berkonstribusi dalam pencapaian tujuan tersebut. Sebelum dapat menentukan perencanaan program kerja pokok UPT Puskom, langkah awal adalah memetakan kesenjangan antara kondisi yang ada saat ini dan kondisi ideal yang diinginkan, yang mencakup ketersedian infrastruktur dan sistem informasi dan aplikasi yang ada dan yang diinginkan.

Mengacu pada hasil pemetaan kesenjangan sistem informasi dan aplikasi yang telah disajikan dalam ‘Revisi ke 3, dokumen RIPTIK Unsri 2009 - 2013' beberapa program kerja yang termasuk dalam lingkup bidang perencanaan dan organisasi, antara lain:

1. Penyusunan Detil Rencana Strategis TIK
Organisasi TIK harus memperhatikan budaya, struktur dan komunikasi yang dapat memenuhi kebutuhan universitas, demikian pula halnya dalam penyusunan detil renstra TIK, yang mencakup:

• Identifkasi kebutuhan spesifik universitas terkait dengan spesifikasi perangkat keras dan lunak, serta anggaran biaya yang dibutuhkan
• Melaksanakan penyesuaian sumber daya TIK untuk tujuan strategis

 2. Penyusunan Organisasi TIK dan Pengembangan Sumber Daya Manusia dibidang TIK

• Identifkasi kesesuaian dukungan dan layanan TIK dengan tujuan universitas
• Identifikasi gap antara renstra universitas dan fungsi dukungan dan layanan TIK.
• Perumusan struktur, Tim, dan Sistem Kerja Pengembangan dan Pemeliharaan layanan TIK.
• Pemetaan Kompetensi dan Kualifikasi SDM bidang TIK
• Melaksanakan sistem pendidikan dan pelatihan untuk mempersiapkan SDM sesuai dengan kebutuhan.

 3. Perumusan Kebijakan dan Prosedur Operasi Standar Layanan TIK Universitas

• Evaluasi dan peninjauan secara berkala sistem eksisting sesuai dengan pengembangan dan kebutuhan sistem kedepan.
• Penyusunan Manual dan Prosedur Operasi Standar setiap layanan TIK.
• Perumusan Kebijakan sesuai dengan standar pengembangan kedepan.

Selanjutnya berdasarkan pada hasil pemetaan kesenjangan infrastruktur dan perangkat yang ada, program kerja yang akan dilaksanakan mencakup hal-hal berikut:

1. Sistem Informasi dan perangkat TIK yang mendukung optimasi pemanfaatan TIK guna mendukung proses akademik, dengan menyediakan sumber daya dan fasilitas, meliputi:

• Pengembangan Sistem Penerimaan Mahasiswa Baru Online dan Sistem Registrasi/Herregistrasi Mahasiswa Online
• Pengembangan toolsheet dan webpublishing Universitas dan Unit-Unit
• Pengembangan sistem informasi pembelajaran dan e-learning 
• Pengembangan dan Peningkatan dukungan infrastruktur guna meningkatkan aksesibilitas pengguna
• Integrasi SIMAK Online untuk seluruh jenjang pendidikan, dan unit kerja

2. Optimalisasi Penelitian berbasis TIK

Pengembangan TIK yang dapat mendukung pelaksanaan kegiatan penelitian dan pengabdian pada masyarakat, mencakup:

• Pengembangan sistem kolaborasi information technology membership organizations berbasis open source 
• Mengakselerasi campuswide wireless network access.
• Penyempurnaan SI Penelitian dan Pengabdian pada Masyarakat dan mengintegrasikan dengan Sistem informasi eksekutif dan manajemen evaluasi diri
• Mengembangkan dan meningkatkan peran Komite Sistem Informasi

3. Optimalisasi sistem elaborasi dan komunikasi antar stakeholder

Peningkatan sistem TIK yang dapat mendukung terselenggaranya interaksi antar stakeholder, mencakup:

• Revitalisasi Sistem Informasi Alumni dan Kerjasama
• Pengembangan e-mobile dan transaksi online lainnya
• Integrasi Sistem Layanan Perbankan di Kampus Unsri

4. Pengembangan Server Pusat, Jaringan Universitas dan Security TIK

Penggunaan jaringan yang melibatkan data dan informasi krusial, diselenggarakan dengan jaminan kualitas dan keamanan tinggi, mencakup:

• Peningkatan Bandwidth dan jumlah provider
• Peningkatan dan Pengembangan sistem pemantauan jaringan
• Optimalisasi netcenter dan integrasi jardiknas dan jaringan intranet universitas.
• Peningkatan sekuriti dan proteksi internal dan eksternal jaringan

5. Revitalisasi University Enterprise Systems, enterprise System mendukung proses bisnis dasar, termasuk:

• Pengembangan datawarehouse
• Revitalisasi Sistem Penjamin Mutu Akademik berbasis TIK
• Integrasi Sistem Informasi Perencanaan, Keuangan dan Sistem Informasi eksekutif dan manajemen evaluasi diri

 Selain program kerja di atas, beberapa program lain yang akan dilaksanakan untuk memberikan hasil yang optimal dalam pemanfaatan TIK, perlu dilaksanakan, program kerja berikut ini:

1. Program Peningkatan Kompetensi dan Kualifikasi Staf TIK. Untuk meningkatkan kompetensi dan Kualifikasi Staf TIK sesuai dengan bidang keahlian masing-masing perlu dilakukan traning, workshop, baik skala nasional, maupun internasional.
2. Pelatihan Penggunaan dan Pemanfaatan software opensource. Kecenderungan memanfaatkan aplikasi opensource merupakan sesuatu yang sangat strategis, disamping dapat menurunkan ketergantungan pada software berbayar yang cenderung meningkat harganya.
3. Pengadaan Perangkat Komputer Murah bagi Civitas Akademika. Civitas akademika, terutama mahasiswa merupakan salah satu bagian penting dalam proses pembelajaran dan setiap aktivitas di kampus. Pengadaan komputer murah bagi mahasiswa akan meningkatkan pemanfaatan teknologi dan sistem informasi yang diselenggarakan universitas, dengan demikian akan tercipta suatu siklus implementasi teknologi yang optimal.

 Untuk menjamin agar penyelenggaraan TIK tetap pada fungsi dan tujuan awal yang diharapkan, upaya pemantauan dan evaluasi perlu dilaksanakan, oleh karena itu, program kerja berikut juga dibutuhkan:

1. Pemantauan Operasional TIK, kegiatan ini mencakup pemantauan trafik internet/intranet, utilisasi server, pemantauan keamanan jaringan, kelancaran proses, pelaksanaan proses di lingkungan Universitas.
2. Pelaksanaan Audit TIK, untuk melihat keberhasilan kegiatan perlu pula dilakukan audit minimal setahun sekali untuk memastikan realisasi dari seluruh rencana kegiatan dan implementasi TIK yang sudah dilakukan

C. BUDAYA KERJA

Layanan TIK di lingkungan Universitas Sriwijaya bertujuan untuk meningkatkan mutu layanan akademik bagi sivitas akademika dan tenaga kependidikan di lingkungan Universitas Sriwijaya yang berkualitas secara akademis dan jauh dari sifat diskriminatif, dengan tetap mentaati peraturan perundangan yang berlaku. Penyelenggaraaan layanan TIK dilaksanakan untuk:

1. memberikan dukungan optimal atas kegiatan belajar-mengajar, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat, alumni, kegiatan penunjang seperti administrasi, serta mitra (industri);
2. mengantisipasi perkembangan kebutuhan fasilitas TIK Universitas;
3. menjamin penggunaan fasilitas TIK secara efektif, efisien, dan sesuai dengan hukum yang berlaku;
4. mendukung ketersediaan layanan informasi dan komunikasi pada komunitas Universitas; dan melindungi aset Universitas dalam bidang TIK seperti data, informasi, perangkat lunak, perangkat keras, dan prosedur-prosedur yang dikembangkan

Untuk mencapai tujuan tersebut, beberapa strategi yang digunakan, antara lain:

1. Layanan Akademik berbasis TIK dilaksanakan oleh Universitas dan Unit Kerja terkait secara bersama-sama dan terintegrasi serta menggunakan prinsip penjaminan mutu pada setiap langkah dan prosedur penyelenggaraan.
2. Tahapan yang dilakukan secara transparan dan akuntabel dengan mentaati seluruh prosedur dan peraturan yang berlaku.

Penyelenggara dan pengelola Layanan merupakan gabungan dari berbagai Unit Kerja di lingkungan Universitas Sriwijaya yang memiliki tugas dan fungsi (tusi) dan kewenangan dalam penyelenggaraan layanan terkait dibawah koordinasi dan tanggung jawab UPT Puskom Universitas Sriwijaya yang diberi kewenangan sebagai pengelola layanan TIK. Adapun struktur organisasi layanan TIK sesuai dengan jenis dan tipe layanan.

Agar penyelenggaraan layanan berbasis TIK tetap kredibel, akurat dan tepat waktu maka dibutuhkan Prosedur Operasional Baku (POB) untuk setiap bentuk layanan. POB merupakan bagian dari dokumen tertulis dalam penjamin mutu. Dalam POB memuat landasan dan konsep, ketentuan/definisi, prosedur/tatacara, jadwal kegiatan, penanggungjawab dan hal-hal lain yang dianggap penting. Hal yang berhubungan dengan tugas yang menjadi tanggung jawab petugas pelaksana diberikan dalam bentuk Instruksi Kerja (IK). Dengan adanya POB proses layanan dapat berjalan lebih terarah, terukur dan memberikan kepastian bagi individu yang terlibat.

Budaya kerja diatas telah menjadi model layanan minimum yang yang harus dijalankan oleh individu-individu yang terlibat dalam pengelolaan layanan TIK di lingkungan Universitas Sriwijaya. Disamping itu, pentingnya kesadaran dan upaya nyata dalam memanfaatkan teknologi yang selaras dengan kelestarian alam menjadi tanggung jawab bagi semua. Peran UPT Puskom Unsri dalam memulai suatu konsep teknologi yang ramah lingkungan dengan menerapkan suatu kebijakan pengelolaan TIK ramah lingkungan dan pemanfaatan perangkat TIK yang ramah lingkungan dan mendukung gerakan hijau.

Atas dasar ini, konsep Green IT di lingkungan Universitas Sriwijaya akan menjadi bagian dari budaya kerja dengan menitik-beratkan pada upaya perancangan, penggunaan, dan pembuangan komputer, server, media penyimpanan, media komunikasi dan jaringan secara efisien dan efektif dengan meminimalisir dampak negatif terhadap lingkungan. Konsep Green IT yang akan diterapkan mencakup optimasi hardware di ruang data center, optimasi algoritma, proses bisnis, tata kelola dan perubahan perilaku.

Pada tahap awal, penerapan Green IT di lingkungan Unsri hanya terbatas pada tataran praktis dan bagaimana mengoptimasi kerja TIK sehingga mengurangi dampak negatif terhadap lingkungan, seperti mengembangkan paperless system, manajemen daya dan optimasi data centers.

D. STRUKTUR ORGANISASI

Untuk mengelola TIK yang ada di lingkungan Universitas Sriwijaya, dibutuhkan suatu unit kerja yang memiliki tugas dan fungsi terkait. Saat ini, Unsri telah memiliki UPT Puskom Unsri dengan struktur organisasi yang hanya terdiri atas: a. Kepalas; b. Sub Bagian Tata Usaha, dan; c. Kelompok Tenaga Akademik dan Tenaga Teknis Komputer.

Namun demikian, sejalan dengan perkembangan teknologi, infrastruktur TIK yang telah dimiliki, dan perkembangan aplikasi yang telah dipergunakan, perlu dilakukan pengembangan struktur organisasi UPT Puskom. Mengingat peranan TIK yang semakin dominan dalam mendukung seluruh aktivitas organisasi, maka organisasi TIK selain harus memiliki posisi tawar yang lebih kuat dalam universitas juga harus memiliki mekanisme dan struktur operasional yang jelas diantara unit lain dalam organisasi.

Mengacu pada model pengembangan dan implementasi TIK serta tugas dan fungsi UPT Puskom, maka struktur dan nama UPT Puskom ke depan di usulkan menjadi Unit Pelaksana Pusat Layanan TIK -CICT, dan struktur organisasi diperluas dengan menambah paling tidak tiga divisi dibawah Kepala UPPLTIK - CICT. Level pimpinan organisasi TIK dalam sebuah universitas seharusnya menempati tingkatan yang stratejik, karena aktivitas dan program kerja TIK akan berdampak langsung bagi langkah-langkah stratejik organisasi.

E. KINERJA TAHUN 2013 DAN RBA TAHUN 2014

Sebagai media untuk menyampaikan informasi, Universitas Sriwijaya memanfaatkan laman Unsri, yaitu http://www.unsri.ac.id. Selain sebagai media publikasi informasi, laman ini juga digunakan sebagai gerbang untuk layanan akses akademik.

Secara umum manajemen data dan informasi di lingkungan Unsri masih belum sempurna dikarenakan belum adanya sistem informasi manajemen yang terpadu (terintegrasi) di tingkat universitas. Namun demikian sejalan dengan perbaikan manajemen universitas maka pembenahan dalam manajemen data dan informasi akan menjadi fokus utama untuk dikembangkan. Sistem informasi manajemen basis data yang mencakup informasi tentang aspek akademik, aspek sumber daya manusia, aspek sistem pendukung (fasilitas fisik, peralatan laboratorium, sarana pendukung kegiatan PBM, dan lainnya), serta aspek pengelolaan keuangan (Jurusan, Fakultas, LP/LPM, UPT dan unit lainnya) belum terintegrasi, padahal sistem ini sangat berperan dalam menciptakan good university governance (GUG).

Dewasa ini perkembangan TIK sangat pesat. Perkembangan ini memungkinkan Unsri untuk memberikan pelayanan informasi yang lebih baik dengan memanfaatkan berbagai metode akses informasi, misalnya melalui Internet dan mobile. Dengan demikian, informasi dapat diakses dimana saja dan kapan saja. Saat ini tawaran kerjasama dari instansi lain, seperti Pemerintah Daerah (Pemerintah Propinsi dan Pemerintah Kota/Kabupaten), departemen dan kementrian negara, dunia usaha (misalnya PT Freeport, PT Connocco Phillips, Pertamina, dan lain-lain) untuk meningkatkan kualitas Unsri sebagai penyelenggara pendidikan sangat tinggi. Capaian pengembangan sistem informasi/teknologi informasi dan komunikasi universitas Sriwijaya dalam kurun waktu 2009 sampai dengan 2012, secara ringkas dapat digambarkan dalam Tabel 1 berikut ini

Tabel 1. Ringkasan Capaian Pengembangan SI/TIK 2009 - 2012

sedangkan pengembangan infrastruktur dapat dilihat dalam Gambar 1, dimana saat ini kapasitas bandwidth yang tersedia telah mencapai 100 Mbps.

Pencapaian kinerja untuk mewujudkan pengembangan sistem informasi dan infrastruktur diatas dapat dicapai dengan melaksanakan beberapa program kerja dan kegiatan. Untuk mengukur pencapaian output dari pelaksanaan kegiatan-kegiatan tersebut dipergunakan beberapa indikator kinerja kegiatan (IKK).

Sebagai salah satu unit pelaksana teknis di lingkungan Unsri, UPT Puskom tidak termasuk unit kerja yang tergolong ‘ revenue center', UPT Puskom merupakan ‘cost center' sehingga sumber pendapatannya sepenuhnya berasal dari universitas, perhitungan pagu atau dana yang diperuntukkan untuk operasional UPT diperoleh dari bagian Pendapatan Jasa Pelayanan Pendidikan. Dalam dua tahun terakhir ini, sumber pendapatan UPT Puskom tidak hanya berasal dari pendapatan BLU, namun sejak tahun 2012, sumber pendapatan juga diperoleh dari rupiah murni (RM). Pada tahun 2013, alokasi pendapatan yang berasal dari RM mencapai ± 75% dari total pendapatan UPT Puskom. Pendapatan RM murni berasal dari dua kegiatan, yaitu : Dukungan Manajemen dan Pelaksanaan Tugas Teknis Lainnya Ditjen Dikti dan Penyediaan Layanan Pembelajaran dan Kompetensi Mahasiswa, dengan alokasi pendapatan lebih dari 90% berasal dari kegiatan Penyediaan Layanan Pembelajaran dan Kompetensi Mahasiswa.

Untuk mendukung pelaksanaan seluruh tahapan komponen dan subkomponen kegiatan-kegiatan yang direncanakan guna mencapai output yang diharapkan dibutuhkan anggaran belanja dengan rincian detil belanja sebagaimana disajikan dalam Tabel II.B.3, dengan sumber pendanaan yang berasal dari dana BLU maupun RM. Berdasarkan hasil evaluasi kegiatan-kegiatan pada tiga tahun sebelumnya, rata-rata capaian kegiatan dan belanja BLU UPT Puskom Unsri hanya mencapai ± 91,01%. Terlihat bahwa alokasi belanja pegawai hanya mencapai 22,1% dengan sumber pendanaan 77,5% berasal dari dana BLU. Alokasi belanja/pembiayaan terbesar, yaitu mencapai 55,9% dipergunakan untuk belanja barang, dimana sumber utama pendanaan adalah RM, dengan porsi pendanaan mencapai 93,2%. Meski alokasi pendanaan untuk belanja modal sangat terbatas, namun pada setiap tahun UPT Puskom tetap mengalokasikan pendanaan untuk komponen tersebut, yang besarnya antara 10% sampai dengan 25% dari total belanja UPT Puskom.

Perkembangan dan implementasi TIK yang sedemikian cepat dengan penggunaan teknologi yang demikian dinamis selain membutuhkan investasi dalam mendukung teknologi yang dipergunakan, juga diperlukan pengembangan dan peningkatan kemampuan SDM di bidang TIK, untuk tetap selalu ‘update' dan mengikuti kebutuhan ideal sebuah layanan TIK, UPT Puskom dihadapkan pada keterbatasan sumber pendanaan, sehingga dalam setiap tahun terdapat defisit anggaran. Besarnya defisit yang terjadi kurang dari 5%, sehingga pada setiap tahunnya, dengan melaksanakan berbagai efisiensi, terutama dengan melakukan efisiensi penggunaan belanja barang dan belanja perjalanan BLU defisit dapat ditekan. Dari hasil evaluasi kinerja UPT Puskom dalam tiga tahun terakhir, umumnya besarnya angka defisit yang terjadi dapat diakomodir dengan melakukan beberapa efisiensi sehingga pada setiap tahunnya kegiatan yang direncanakan dapat terlaksana 100%.

Pada saat ini, sebagaimana tusinya sebagai pengumpul, pengolah, penyaji, penyimpan data dan informasi, serta sebagai pengelola TIK UPT Puskom selain harus fokus dalam menjaga kontinuitas dan ketersediaan akses internet bagi seluruh sivitas akademika dan tenaga kependidikan yang berjumlah ± 26.845 orang, baik akses melalui ‘wired' yang terkoneksi ke jaringan intranet Unsri maupun ‘wireless' yang mencakup keseluruhan area kampus yang ber lokasi di 17 titik. UPT Puskom juga harus memastikan beroperasinya seluruh layanan sistem informasi yang telah ada dan telah dipergunakan selama ini, dan harus pula memberikan dukungan terhadap pelaksanaan implementasi sistem informasi yang telah dan akan dikembangkan kedepan. Untuk melaksanakan tugas dan fungsi utama diatas dan kegiatan pendukung lainnya biaya layanan UPT Puskom untuk tahun 2014 adalah sebesar Rp. 5.357.561.200,- atau Rp. 447.000.000,-/bulan, atau setara dengan Rp. 207.000,-/mahasiswa/tahun. Angka ini relative kecil bila dibandingkan dengan kebutuhan bandwidth/mahasiswa yang mencapai 2,5 kB/mhs

Beberapa komponen input yang telah dipilih dan ditetapkan untuk mencapai output yang diharapkan dapat mendukung tercapainya misi UPT Puskom, antara lain:

1. Penyusunan Dokumen Sistem Manajemen Keamanan Informasi.
2. Pelatihan Pemanfaatan Sistem Layanan Informasi Berbasis TIK Bagi Mhs Baru.
3. Pengembangan Sistem Informasi Beasiswa.
4. Implementasi Sistem Presensi Perkuliahan Berbasis Kartu Pintar.
5. Pengembangan Materi Pembelajaran Berbasis TIK dan Sistem Evaluasi PBM berbasis TIK 
6. Implementasi Sistem Informasi Manajemen Akademik (SIMAK) Online untuk seluruh strata pendidikan.
7. Implementasi Sistem Informasi PaperLess Office (PLO), Sistem Informasi perkuliahan (SIMPEK), Sistem Pelayanan Administrasi Kemahasiswaan (SPAK) dan sistem informasi pembayaran biaya pendidikan H2H.

Selain beberapa komponen input yang telah disebutkan diatas, beberapa komponen input lain yang secara rutin dilaksanakan, antara lain:

1. Pemeliharaan dan Pengembangan Sistem Informasi Manajemen Akademik Online.
2. Pemeliharaan dan Pengembangan hardware
3. Layanan Internet dan Intranet Kampus.
4. Pengelolaan Website
5. Penyelenggaraan Software Campus Agreement

 F. INFORMASI LAIN YANG PERLU DISAMPAIKAN

Disamping IKU dan IKK yang dipergunakan untuk mengukur kinerja saat ini dan lima tahun mendatang bilamana aktivitas-aktivitas kegiatan telah diimplementasikan, beberapa indikator kinerja bantú telah dipilih. Indikator kinerja yang telah ditetapkan diklasifikasikan dalam dua jenis, yaitu: (1). Indukator yang diukur dan diperoleh berdasarkan data keras yang merupakan deskripsi kualitatif dan kuantitatif dari sesuatu, dan; (2). Indikator yang diukur dan diperoleh berdasarkan data lunak yang berasal dari hasil wawancara atau pelacakan menggunakan sebuah instrumen, seperti quisioner sheet dan atau lainnya. Indikator tahun ke 0 dari masing-masing indikator dihitung dari data akademik dalam lima tahun terakhir ini dan data yang diperoleh dari hasil pengujian secara acak dari sejumlah sampel. Metoda statistik sederhana dengan asumsi bahwa pada tahun pertama pengaruh dari aktivitas-aktivitas kegiatan belum terlalu signifikan ditetapkan target pencapaian untuk masing-masing indikator, seperti disajikan dalam Tabel 2 berikut ini.

 Tabel 2. Indikator Kinerja Utama Bantu

G. PERKIRAAN MAJU PENDAPATAN DAN PERKIRAAN MAJU BELANJA UNIT

Dalam kurun waktu empat tahun mendatang pendapatan UPT Puskom yang berasal dari dana BLU akan cenderung tetap, namun dengan kemungkina akan mengalami penurunan sejalan dengan pemberlakuan UKT, namun demikian porsi pendanaan dari RM diharapkan akan terus meningkat, sehingga dalam tiga tahun mendatang, perkiraan pendapatan dan belanja UPT Puskom tidak akan mengalami perubahan yang berarti, dimana pendapatan UPT Puskom cenderung naik meski dengan persentase kenaikan yang relative kecil, yaitu berkisar 1,20%. Bila mengacu pada alokasi pendapatan ini, tentu saja porsi ini sangat tidak memadai mengingat dalam empat tahun kedepan peran UPT Puskom akan semakin besar. Kecenderungan penurunan pendapatan BLU diharapkan dapat dipenuhi dengan kecenderungan peningkatan pendapatan dari RM.

Dalam empat tahun kedepan, untuk memenuhi dan menjalankan fungsi dan tugas UPT Puskom sesuai dengan standar layanan minimum yang telah ditargetkan, maka akan terjadi peningkatan alokasi belanja yang harus dikeluarkan. Meski tidak terjadi peningkatan yang signifikan, namun alokasi belanja akan cenderung meningkat dengan perkiraan maju pendapatan dalam empat tahun kedepan, defisit akan terus terjadi dan cenderung mengalami kenaikan. Untuk mengurangi besarnya defisit yang terjadi berbagai strategi pelaksanaan akan dijalankan, antara lain:

1. Pelaksanaan dan penerapan komponen dan subkomponen input akan dilaksanakan secara paralel sehingga akan diperoleh penghematan dalam pengeluaran belanja bahan dan belanja pegawai.
2. Pemilihan waktu pelaksanaan diharapkan dapat mengurangi pengeluaran belanja bahan (konsumsi) dapat dikurangi.
3. Peningkatan dan perbaikan algoritma dan perbaikan prosedur operasi baku setiap komponen input, diharapkan akan mengurangi beban kerja perangkat TIK dan akan mengurangi biaya pemeliharaan.

Diharapkan penerapan strategi implementasi ini, kegiatan-kegiatan UPT Puskom akan tetap dapat berjalan sebagaimana target kinerja kegiatan yang telah ditetapkan.

H. PENUTUP 

1. Organisasi merupakan aspek penting selain aspek teknologi, tanpa adanya organisasi yang baik bisa dipastikan pengelolaan dan pengembangan sistem tidak akan berjalan secara optimal. UPT Puskom mempunyai tugas dan fungsi untuk menjalankan secara menyeluruh kegiatan perencanaan, pengelolaan dan pengembangan TIK di lingkungan Unsri, untuk dapat menjalankan tugas dan fungsinya, dalam organisasi ini minimal ada tiga bidang yang dikelola, yaitu: bidang sistem informasi, bidang jaringan komputer dan server, serta konten multimedia dan layanan.
2. Prosedur Operasional Baku (POB) dibutuhkan dalam penyelenggaraan layanan berbasis TIK untuk menjaga agar layanan tetap kredibel, akurat dan tepat waktu. Dengan adanya POB proses layanan dapat berjalan lebih terarah, terukur dan memberikan kepastian bagi individu yang terlibat.
3. Dalam era informasi saat ini, level pimpinan organisasi TIK dalam sebuah universitas seharusnya menempati tingkatan yang stratejik, karena aktivitas dan program kerja TIK akan berdampak langsung bagi langkah-langkah stratejik organisasi. Selain itu, untuk dapat merealisasikan IT Leadership, salah satu cara adalah merealisasikan fungsi komisi TIK. Pendekatan ini dapat menutupi permasalahan utama sulitnya mereposisi TIK pada posisi yang paling ideal, dengan demikian rancangan tata kelola TIK yang diusulkan adalah dengan mewujudkan, antara lain: Komisi Pengarah TIK; Komisi Kerja TIK; CIO (Chief Information Officer); dan Staf SI/TI dilingkungan Fakultas/Unit Kerja lain

Artikel Lainnya: